Ha llegado abril y junto con ello, iniciamos nuevo trimestre y es importante que enfoquemos los esfuerzos. Por eso quiero compartirte un tema medular entre empresarios, como es el de implementar procesos en una empresa con el fin de establecer orden y disciplina que te ayuden a obtener más y mejores resultados por medio de políticas y procedimientos.

 

Para iniciar, es necesario que sepas, que tu empresa tiene procesos desde el momento en que inicio operaciones, tú fuiste decidiendo el camino a tomar y sumaste personas que fueron acostumbrándose a tu estilo de liderazgo. Así que el argumento no debe ser la inexistencia de procesos, los tienes, sólo que no están formalmente escritos.

Ahora, te sugiero hagas una lista donde menciones los principales problemas que tienes en tu empresa, los cuales consideres se deben a que no hay políticas y procedimientos por escrito. Es necesario empezar a formalizar para estandarizar y mejorar el ambiente laboral; posteriormente, asigna un responsable para realizarlos, define una fecha y un medio de comunicación para que todos se enteren.

En este momento compartiré contigo 5 tips que te servirán para empezar a escribir e implementar procesos en la empresa:

  1. Asigna responsables y responsabilidades

 

Ya tienes una lista inicial, te recomiendo que comuniques a los responsables de área, ya que ellos son los dueños de la información y de la operación, por lo tanto, son los expertos, aun cuando decidieras contratar a un equipo de consultores, ellos deben comprender que la responsabilidad (accountability) es suya.

 

  1. Enfoque al usuario

 

Los responsables de documentar los procesos deben hacer una lista de preguntas de lo que las personas buscan en un documento, para empezar a contestarlas.

 

Las políticas deben responder a la pregunta ¿qué debo o no debo hacer en este proceso?, por su parte, los procedimientos contestan la pregunta ¿Cómo?

 

  1. Investiga y conoce SIPOC

 

Existen numerosas metodologías para empezar con procesos, yo recomiendo hacerlo sencillo para el equipo, y eso lo puedes obtener con la metodología de SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Client) con ella determinas los insumos necesarios de los proveedores internos para empezar cualquier proceso, identificarás los resultados y los clientes internos que los reciben. Este es el concepto básico para hablar de un enfoque de procesos.

Definan las plantillas documentales y comiencen a dedicar al menos dos horas de su día para escribir.

 

  1. Seguimiento a la tarea

 

Asegúrate de que las tareas que asignaste se cumplan, nada peor que iniciar un proceso de documentación y dejarlo a la deriva, cada semana debe haber un reporte de avances que te permita tomar decisiones, saber los problemas que existen y los apoyos que el equipo necesita para avanzar en su tarea.

 

  1. Evalúa y Retroalimenta

 

Al evaluar cada avance se define un camino exitoso para acelerar el paso y que puede replicarse en otros equipos, así como cada retraso nos enseña lo que debemos tomar en cuenta, la evaluación nos dice las cosas que no funcionan y nos permite definir cómo debemos resolverlas.

La retroalimentación que obtenemos nos ayuda a ajustar el plan y las fechas; y volvemos al número 1 para contestar las preguntas de los usuarios y de los documentos.

Todos los puntos anteriores necesitan comunicarse a todos los niveles, por tal motivo, debes hacer un plan de cómo quieres comunicar los avances, qué formatos y qué tipo de mensaje quieres usar.

Nos leemos el próximo mes y espero leerte en los comentarios.

 

Con efectividad,
Aideé Díaz
@spiralhumana